Hilfe & Betriebsanweisung
Stand: 31.05.2026Schnellzugriff
▶ Geführte Abläufe — Scripts
Schritt-für-Schritt-Checklisten für alle kritischen Prozesse
📋 Neuer Klient aufnehmen
Vom Erstkontakt bis zum ersten Einsatz
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🚪 Klient verlässt Spitex
Austritt, Spital, Pflegeheim, Todesfall
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👩⚕️ Neue Mitarbeiterin einrichten
Stammdaten bis erster Einsatz
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🏖 Mitarbeiter krank / Ferien
Alle Einsätze auf Vertretung umbuchen
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📆 Monatsabschluss
Kontrolle, Rechnungslauf, Versand
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📄 Ärztliche Verordnung erneuern
Ablaufende oder abgelaufene Verordnung
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👪 Angehörigenpflege einrichten
Familienmitglied als Pflegeperson anstellen
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💰 Monatliche Lohnabrechnung
Stundennachweis für alle Mitarbeitenden
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📅 Einsatz erfassen
Einzelner oder wiederkehrender Einsatz
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📋 Monatsrapportierung & Rapportblatt
Das zentrale Werkzeug für Monatsübersicht, Korrekturen und Dokumentation
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🔄 Einsatzserie einrichten
Wiederkehrende Einsätze automatisch generieren lassen
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Kapitel 1 — Einloggen
| Methode | Für wen | Aufwand |
|---|---|---|
| Link per E-Mail | Alle | Kein Passwort — empfohlen |
| Face ID / Fingerabdruck | iPhone, Android | Einmalige Einrichtung |
| Passwort | Alle | Klassisch |
1.1 Link per E-Mail (empfohlen)
- Login-Seite öffnen → Tab „Link per E-Mail" ist vorausgewählt
- E-Mail-Adresse eingeben
- „Login-Link senden" klicken
- E-Mail öffnen → auf den Link klicken → eingeloggt
Der Link ist 15 Minuten gültig.
1.2 Face ID einrichten (einmalig)
- Normal einloggen (Magic Link oder Passwort)
- Oben rechts → Profil öffnen
- „+ Passkey registrieren" tippen
- Dialog: „In Passwörter sichern" wählen (nicht Authenticator!)
- „Passkey hinzufügen" → Face ID bestätigen → fertig
Ab sofort: Login-Seite → Tab „Face ID" → Face ID → eingeloggt
1.3 App als Icon auf dem Homescreen
iPhone (Safari): Teilen-Symbol → „Zum Home-Bildschirm" → Hinzufügen
Android (Chrome): Menü → „Zum Startbildschirm hinzufügen"
1.4 Probleme
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Face ID zeigt „Authenticator" | iOS Einstellungen → Passwörter → AutoFill → „Passwörter (Passkeys)" aktivieren |
| Magic Link kommt nicht an | Spam-Ordner prüfen oder Admin fragen |
| „Zu viele Versuche" | 15 Minuten warten |
| Passwort vergessen | Magic Link verwenden — kein Passwort nötig |
Kapitel 2 — Tagesablauf Admin
Morgens: Planen
- Einsatzplanung (Kalender) → Doppelklick auf leere Zelle → Einsatz direkt erfassen
- Oder: Klienten → Patient → „+ Einsatz planen" klicken
- Touren → „+ Tour erstellen" → Einsätze zuweisen → Route optimieren
Abends: Nachkontrolle
- Rapporte → Zwischenfälle (rotes Badge)
- Touren → Orange = zu spät; kein Check-in = nachfragen
- Dashboard → Stat-Chips: offene Einsätze, fehlende Checkouts
Kapitel 3 — Neuer Patient
→ Vollständiger Ablauf: ▶ Script «Neuer Klient aufnehmen» oben
- Klienten → „+ Neuer Klient"
- Pflichtfelder: Vorname, Nachname, Region (Kanton)
- Danach ergänzen: Adresse, Krankenkasse, Arzt, Ärztliche Verordnung
- Einsatzserie anlegen: Klient-Detail → Sektion «Serien» → «+ Neue Serie»
Kapitel 4 — Neuer Mitarbeiter
→ Vollständiger Ablauf: ▶ Script «Neue Mitarbeiterin einrichten» oben
- Mitarbeiter → „+ Neuer Mitarbeiter"
- E-Mail, Rolle (Pflege / Buchhaltung / Admin) eingeben
- Einladungs-Mail wird automatisch verschickt (48h gültig)
- Mitarbeiter setzt Passwort über Link in der Mail
- Im Mitarbeiter-Detail: Qualifikationen + Klienten-Zuweisung ergänzen
Kapitel 5 — Rapport schreiben (Pflege)
- Rapporte → „+ Neuer Rapport"
- Klient wählen, Typ (Verlaufsbericht / Zwischenfall / Medikament usw.)
- Bericht schreiben — drei Möglichkeiten:
| Methode | So geht's | Geeignet für |
|---|---|---|
| Direkt tippen | Text im Bericht-Feld eingeben | Kurze Einträge |
| Diktieren in Bericht | 🎙 „Direkt in Bericht diktieren" antippen → sprechen → Stop | Schnelle Bericht-Erfassung |
| KI Bericht schreiben | Stichworte oben diktieren oder tippen (in beliebiger Sprache) → „✨ KI Bericht schreiben" klicken | Ausformulierter deutscher Bericht — egal in welcher Sprache diktiert wurde |
Das Diktat funktioniert nur in Chrome, Edge oder Safari — nicht in Firefox.
- Vertraulich-Häkchen setzen wenn nötig → Speichern
PDF-Export
| Schaltfläche | Wo | Zweck |
|---|---|---|
| Rapport-Detail (oben rechts) oder Rapport-Liste (Zeile) | Einzelnen Rapport als PDF — für Ablage oder Weiterleitung | |
| 📄 Sammel-PDF | Rapporte-Liste (oben rechts, neben Filter) | Alle gefilterten Rapporte in einem PDF — ideal für Arztberichte oder KK-Anfragen. Filter: Klient + Zeitraum + Typ |
Beim Sammel-PDF werden nur die Rapporte exportiert, die der aktuelle Filter anzeigt — Klient und/oder Zeitraum vor dem Klick setzen.
Kapitel 6 — Rechnung erstellen
- Rechnungen → „+ Neue Rechnung"
- Klient wählen → Leistungsperiode (Von–Bis)
- Einsätze werden automatisch einbezogen
- Tarife bei Bedarf anpassen (nur im Status „Entwurf")
- Rechnung versenden → Status auf „Gesendet" setzen
Export-Optionen
| Schaltfläche | Zweck | Format |
|---|---|---|
| 📋 XML | Elektronische Abrechnung an Krankenkasse (MediData) | XML 450.100 (Schweizer Standard) |
| Druckbare Rechnung für Klient oder Ablage | PDF, A4 | |
| → Bexio | Rechnung in Bexio-Buchhaltung übertragen | Nur wenn Bexio konfiguriert |
| ✓ Bexio bezahlt? | Zahlungsstatus von Bexio abrufen | Erscheint nach Bexio-Sync |
Die Tarife in der Rechnung sind eingefroren — Tarifänderungen betreffen nur neue Rechnungen.
Kapitel 6b — Rechnungslauf (Monatliche Sammelabrechnung)
→ Vollständiger Ablauf: ▶ Script «Monatsabschluss» oben
- Rechnungsläufe → „+ Neuer Lauf"
- Periode wählen (Von–Bis) → Vorschau zeigt alle Klienten mit Einsätzen
- Klienten abwählen die nicht abgerechnet werden sollen → „Lauf erstellen"
- Im Lauf-Detail: Rechnungen versenden (Email / Post / XML an KK)
Buttons im Lauf-Detail
| Schaltfläche | Was passiert |
|---|---|
| Email versenden (N) | PDF-Rechnung per Mail an N Klienten mit hinterlegter E-Mail |
| Sammel-PDF (N) | Alle Post-Rechnungen in einem PDF → drucken / per Post versenden |
| PDF-ZIP | Alle PDFs als ZIP herunterladen (Archivierung) |
| ✓ Post-Versand bestätigen | Post-Rechnungen auf «Gesendet» setzen — nach dem Ausdrucken |
| XML-ZIP | Alle KVG-Dateien (XML 450.100) als ZIP für MediData |
| MediData Upload | Direkt-Übertragung an KK via MediData (nur Tiers payant + MediData konfiguriert) |
| ✓ XML-Versand bestätigen | KVG-Rechnungen als versendet markieren |
| Gemeinde Sammel-PDF | Restfinanzierungsrechnungen für Gemeinden (nur Tiers payant) |
| Bexio Abgleich | Zahlungsstatus aller Rechnungen von Bexio abrufen |
| ↺ Wiederholen | Lauf stornieren und gleiche Periode neu erstellen |
| Stornieren | Alle Rechnungen löschen, Einsätze zurück auf «unverrechnet» — nur möglich solange nichts versendet |
Solange keine Rechnung im Status «Gesendet» oder «Bezahlt» ist, kann der ganze Lauf storniert werden.
Rapportierung — Büro-Modus (ohne App-Check-in)
→ Vollständiger Ablauf: ▶ Script «Monatsrapportierung erfassen» oben
Die Rapportierung ist der Erfassungsweg für Spitex-Organisationen die ohne App-Einsatz arbeiten. Admin füllt monatlich ein Raster aus — Zeilen sind Leistungstypen, Spalten sind Tage 1–31, Zellen enthalten Minuten.
| Farbe / Anzeige | Bedeutung | Aktion |
|---|---|---|
| Zahl (blau) | App-Einsatz vorhanden (Check-in/out) | Klick → Popup zum Korrigieren |
| Grünes Eingabefeld mit Zahl | Rapportierung gespeichert | Direkt bearbeiten |
| Leeres Eingabefeld | Noch nicht erfasst | Minuten eintragen |
| Orange ● (blinkend) | App-Einsatz aktiv — Mitarbeiter noch vor Ort | Klick → Checkout-Zeit eintragen |
Wichtige Hinweise
- Rapportierungs-Einsätze werden beim Rechnungslauf automatisch einbezogen — kein spezieller Filter nötig
- Die Tagessummen pro Leistungsart erscheinen als weisse Zahl im blauen Leistungsart-Header
- Korrekturen an App-Einsätzen werden mit Zeitstempel in der History protokolliert (ℹ-Button)
- URL: Klient-Detail → Einsätze → «Rapportierung»-Button
Kapitel 7 — Häufige Fragen
Einsatz falsch zugewiesen?
Einsätze → Einsatz öffnen → Bearbeiten → Mitarbeiter ändern
Einsätze → Einsatz öffnen → Bearbeiten → Mitarbeiter ändern
Tour-Einsatz entfernen?
Touren → Tour-Detail → × beim Einsatz klicken
Touren → Tour-Detail → × beim Einsatz klicken
Klient abwesend (Spital)?
Einsätze für diesen Zeitraum stornieren oder nicht anlegen
Einsätze für diesen Zeitraum stornieren oder nicht anlegen
MA krank / Ferien?
Betrieb → Ferienvertretung — alle Einsätze mit einem Klick umbuchen
Betrieb → Ferienvertretung — alle Einsätze mit einem Klick umbuchen
Rechnung ist in Bexio bezahlt, aber in Spitex noch «Gesendet»?
Rechnung öffnen → „✓ Bexio bezahlt?" klicken
Rechnung öffnen → „✓ Bexio bezahlt?" klicken
Rechnung wurde doppelt erstellt?
Den neueren Eintrag öffnen → «Stornieren»
Den neueren Eintrag öffnen → «Stornieren»
Rechnungslauf zeigt Klient nicht in der Vorschau?
Mögliche Gründe: keine abgeschlossenen Einsätze (kein Check-out), alle Einsätze bereits verrechnet, oder der Klient ist inaktiv
Mögliche Gründe: keine abgeschlossenen Einsätze (kein Check-out), alle Einsätze bereits verrechnet, oder der Klient ist inaktiv
Serie beenden oder pausieren?
Klient → Serien → Serie öffnen → «Serie beenden» — löscht alle zukünftigen Einsätze. Zum Neustart: «Serie neu starten»
Klient → Serien → Serie öffnen → «Serie beenden» — löscht alle zukünftigen Einsätze. Zum Neustart: «Serie neu starten»
KI schreibt Bericht auf Französisch / Serbisch / Englisch?
Die KI schreibt den Bericht immer auf Deutsch — egal in welcher Sprache diktiert wurde. Einfach lossprechen.
Die KI schreibt den Bericht immer auf Deutsch — egal in welcher Sprache diktiert wurde. Einfach lossprechen.
Wer hat was geändert?
Audit-Log → vollständige Protokollierung aller Aktionen mit Benutzer, Datum und Änderungsdetails
Audit-Log → vollständige Protokollierung aller Aktionen mit Benutzer, Datum und Änderungsdetails